1. Úvod

Tento návod se předkládá za účelem vytvoření archivní pomůcky nebo jakékoliv ucelené částí popisu archivního souboru v digitální podobě, která umožňuje zaznamenat archivní popis podle Základních pravidel pro zpracování archiválií, jednotně a přehledně jej strukturovat a využívat pro archivní i badatelské účely v softwarově nezávislém formátu jako výměnný formát mezi archivy, který se používá v mezinárodním archivním prostředí.

Pro zjednodušení se dále v textu obvykle mluví o uložení archivní pomůcky, protože jde o primární použití tohoto standardu. Pokud se povinnost uložit některý element nebo jeho obsah vztahuje opravdu jen na archivní pomůcku, je to obvykle zřejmé ze souvislostí (např. povinnost uložit číslo archivní pomůcky z evidence Národního archivního dědictví) nebo je vysloveně uvedeno, že se na popis ucelené částí popisu archivního souboru, která není archivní pomůckou, nevztahuje.

Podobně pro případy, kdy je ukládána archivní pomůcka vytvořená podle Základních pravidel z roku 1958 (např. část control/localcontrol).