Záznamy obecných pojmů: tvorba a správa obecných pojmů

1) Důvody pro zavedení formuláře

Při spuštění databáze Centrální archivní modul (dále jen CAM) do ostrého provozu do něj byla nahrána mimo jiné i prvotní sada 40 tisíc záznamů obecných pojmů, aby ji hned od počátku mohla archivní veřejnost využívat. Záznamy obecných pojmů jsou v CAM roztříděné a zařazené do příslušných archivních taxonomických kategorií a do jednoznačné hierarchie. Ta je rovněž k dispozici k nahlédnutí na internetových stránkách „Digiarchiv“ Státního oblastního archivu v Třeboni, v oddíle „Aplikace a data“, zde „Hierarchie obecných pojmů v CAM“ – viz https://digi.ceskearchivy.cz/Aplikace-a-data-Hierarchie-obecnych-pojmu-v-CAM

Dosavadní zkušenosti jsou pozitivní. Nicméně občas nastávaly případy, kdy uživatel nezařadil nový záznam obecného pojmu do hierarchie správně, zvolil nevhodné preferované označení apod. Opravy chyb tohoto druhu pak mají samozřejmě dopad na všechny uživatele CAM a na externí informační systémy s ním komunikujícími, což u této vysoce strukturované sady záznamů není žádoucí.

Pracovní kolegium pro CAM a metodiku záznamů archivních entit (dále jen Kolegium) proto vytvořilo internetový formulář „Návrhy k obecným pojmům v informačním systému CAM“ (dále jen Formulář) – viz https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeFrX3J1sSAyHySE-p-I70wJWf-jKhGQETcvev25PAJkh3tHg/viewform

Formulář je určen pro vkládání návrhů na nové záznamy obecných pojmů a na opravy těch stávajících.

2) Popis fungování

Je na každém archivu, zda návrhy do Formuláře vkládá lokální metodik, schvalovatelé nebo jednotliví archiváři. Každý návrh pak posuzuje v řádech dnů zvlášť k tomu vyčleněná pracovní skupina Kolegia. Pokud daný návrh schválí, skupina jej sama do CAM vloží a zapracuje. O způsobu vyřízení jsou poté navrhovatelé informováni.

Do uvedeného Formuláře vkládají uživatelé CAM tyto návrhy:

  1. založení nového záznamu;

  2. zneplatnění stávajícího záznamu;

  3. změnu stavu stávajícího záznamu (Nová, Ke schválení, Schválená ad.);

  4. změnu podtřídy stávajícího záznamu;

  5. provedení oprav:

    1. v sekci OZNAČENÍ:

      • změnu Hlavní části jména a doplňků preferovaného označení;

      • změnu variantního označení za preferované.

    2. v sekci VZNIK – přidání či změnu v této sekci.

    3. v sekci ZÁNIK – přidání či změnu v této sekci.

    4. v sekci TĚLO:

      • změnu Stručné charakteristiky.

    5. v sekci VZTAH:

      • přidání či změnu vztahu „taxonomická kategorie“;

      • přidání či změnu vztahu „nadřazený pojem“;

Viz též „Aktuální znění technické dokumentace k IS CAM“, kapitolu 4.2.3, zde „Rozsah omezení uživatelům bez přiřazeného profilu“. Dokumentace je k dispozici na internetových stránkách „Informace o projektu CAM“, části „Metodiky a dokumentace“, oddílu „Technická dokumentace k IS CAM“ (zcela dole) – viz https://cam.nacr.cz/info/metodikyadokumentace.html.

V případě pokusu o provedení výše uvedených změn přímo v Editoru CAM či v externí aplikaci, tj. bez využití zmíněného Formuláře, systém ohlásí chybu!

Ostatní opravy záznamů obecných pojmů je možné provádět cestou Revize, běžně je schvalovat a odesílat do CAM. To znamená, že bez Formuláře lze například:

  • kromě Hlavní části jména a doplňků měnit či přidat ostatní prvky

popisu v preferovaném označení, např. Jazyk jména, Typ formy jména ad.;

  • přidat nové variantní označení;

  • odstranit existující variantní označení;

  • změnit existující variantní označení;

  • kromě Stručné charakteristiky přidat či měnit ostatní prvky popisu v

sekci TĚLO, např. Dějiny, Popis, Zdroje informací, Odkaz na zdroje informací;

  • v sekci VZTAH vytvářet vztahy se specifikacemi „související pojem“ a

„související entita“;

  • v sekci IDENTIFIKÁTOR vkládat identifikátory.