Problematika zápisu potenciálně žijících osob v IS CAM¶
Stanovisko Kolegia:
Východiska
Data z IS CAM jsou zveřejňována na stránce https://portal.nacr.cz/campublic bez omezení, proto musí splňovat požadavky na ochranu osobních údajů a citlivých údajů daných právními předpisy a metodikami. K těm patří zejména:
- Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů; dále též “AZ”.
- Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), ve znění pozdějších předpisů; dále též “GDPR”.
- Zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.
- Zákon č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů.
- Oznámení ředitele odboru archivní správy a spisové služby čj. MV-181013-3/AS-2022, kterým se oznamuje, že Ministerstvo vnitra dne 24. října 2022 certifikovalo metodiku „Ochrana osobních a citlivých osobních údajů v archivní praxi“ (uveřejněno v částce 92 Věstníku ministerstva vnitra dne 10. 11. 2022; dále též „Certifikovaná metodika k osobním údajům“.
- Metodický pokyn č. 4/2022 odboru archivní správy a spisové služby, kterým se vydávají Základní pravidla pro zpracování archiválií, ver. 3.1, ve znění pozdějších předpisů; dále též “Základní pravidla”.
Pro oblast archivnictví byla problematika podrobněji zpracována v Certifikované metodice k osobním údajům. Ochranou osobních údajů a citlivých údajů při archivním popisu se výslovně zabývá kapitola “Pravidla minimalizace při vytváření archivního popisu a v archivních pomůckách” na s. 22:
“Při zpracování archivních pomůcek se postupuje podle základních principů pro popis entit uvedených v Základních pravidlech.
V rámci archivního popisu se ponechávají:
• osobní údaje původců archivních souborů evidovaných v evidenci NAD,
• osobní údaje v úvodech a tirážích archivních pomůcek,
• jména* zpracovatelů a schvalovatelů archivních pomůcek (jméno, příjmení, titul/tituly),
• jména fyzických osob v názvech jiných tříd entit (korporace, události, díla/výtvory, geografické objekty),
• jména veřejných činitelů či jména osob jinak veřejně známých,
• jména fyzických osob v souvislosti s udělováním čestných ocenění, akademických, pedagogických, úředních, vědeckých, vojenských a šlechtických titulů,
• jména autorů zveřejněných i nezveřejněných děl (např. fotografie),
• jména a příjmení (případně další údaje) zveřejněná nebo veřejně přístupná podle jiných právních předpisů,**
• jména a příjmení (případně další údaje) z archivních souborů podle § 37 odst. 5 AZ.
U ostatních osobních / citlivých osobních údajů žijících fyzických osob se při archivním popisu dbá na ochranu osobních / citlivých osobních údajů, které by neměly být veřejně přístupné mimo pravidla pro nahlížení do archiválií podle § 37 AZ. Znepřístupnění může být při archivním popisu provedeno skrytím prvku obsah/regest, např. přenesením osobního / citlivého osobního údaje do služební poznámky, kde budou čekat na vytvoření přístupového bodu, nebo znepřístupněním celé jednotky popisu.“
Vysvětlivky k citované pasáži:
\* Pokud je uvedeno pouze “jméno”, míní se tím “jméno a příjmení”. Pokud je uvedeno pouze “jméno”, ale je legální zveřejnit i další údaje o osobě (viz odpovědi k ochraně osobních údajů), mohou být další údaje zveřejněny.
\** K legálním zdrojům informací podle jiných právních předpisů patří například obchodní rejstřík, katastr nemovitostí, životopisy úředníků zveřejňované podle usnesení vlády České republiky ze dne 15. prosince 2015 č. 1057 a čj. MV-20873-33/OMB-2016 atd.
Rozsah informací v IS CAM v souhrnu nesmí jít nad rámec těchto předpisů a dalších legálních zdrojů informací.
Otázky a odpovědi
1. Co jsou osobní údaje?
Osobní údaje jsou dle GDPR veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, přičemž identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
2. Co jsou citlivé údaje?
Citlivé údaje jsou dle zákona č. 110/2019 Sb. osobní údaje vypovídající o rasovém nebo etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání nebo filosofickém přesvědčení nebo členství v odborové organizaci, genetický údaj, biometrický údaj zpracovávaný za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby, údaj o zdravotním stavu, o sexuálním chování, o sexuální orientaci a údaj týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů nebo souvisejících bezpečnostních opatření.
Poznámka: GDPR používá pro citlivé údaje termín “zvláštní kategorie osobních údajů”.
3. Kdy je třeba uvažovat o osobě jako o žijící?
Pokud vzniká záznam osoby, u níž není informace o úmrtí a neuplynula lhůta zabezpečující ochranu osobních údajů (obvykle 100 let od narození – viz doporučení na s. 24 Certifikované metodiky k osobním údajům), přistupuje se k osobě jako k žijící. V takovém případě se nezakládá událost Úmrtí/zánik a nevyplňuje se ani datace úmrtí ani působnost do. To znamená, že v chronologickém doplňku není uvedena horní hranice (interval je otevřený zprava – např. „1950-“, nebo „působnost od 1950-“).
4. Lze pro zveřejnění osobních údajů v IS CAM využít nástroj udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů podle GDPR?
Tento nástroj není vhodný, zejména proto, že jej lze odvolat a při odvolání souhlasu nelze zpětně ošetřit data použitá v externích systémech. Preferováno je zákonné zmocnění (v dikci GDPR “právní titul”). Takovým zákonným zmocněním je například v případě původců zákon č. 499/2004 Sb. (§ 18c odst. 3) a vyhláška č. 645/2004 Sb. (např. § 12b), ale i tak lze zpřístupňovat údaje o původcích pouze v rozsahu stanoveném uvedenými předpisy. Další možnosti stanovuje Certifikovaná metodika k osobním údajům.
5. Lze pro zveřejnění osobních údajů v IS CAM využít § 37 a § 38 zákona č. 499/2004 Sb.?
Ne, tyto paragrafy jsou určeny pouze pro úřední nahlížení a pro nahlížení do konkrétních archiválií a pro konkrétního badatele.
6. Jaké údaje musí být známy, aby bylo možné prohlásit, že je osoba neztotožnitelná, a tudíž nepožívá ochrany?
Na dotaz nelze odpovědět jednoznačně, závisí to na konkrétních okolnostech. Je třeba vždy pamatovat na to, že i z pohledu zpracovatele archivního popisu zdánlivě nepodstatný údaj může osobu jednoznačně identifikovat.
7. Lze legalizovat zveřejnění osobních údajů v IS CAM argumentem nepřiměřeného úsilí potřebného pro ztotožnění osoby?
Argument použít nelze.
8. Lze legalizovat zveřejnění osobních údajů v IS CAM argumentem, že osobu nelze nalézt v základních registrech ani ji kontaktovat?
Ne, i když byl prokazatelně proveden pokus o aplikaci zákonného postupu.
9. Legalizuje jakýkoli veřejně dostupný zdroj zveřejnění osobních údajů v IS CAM?
Jakýkoli ne. Za legální zdroj osobních údajů lze považovat jen takový, u něhož je prokázáno nebo u něhož je opodstatněný předpoklad, že dotčená osoba o zveřejnění svých údajů ví a souhlasí s ním. Při rozhodování je vždy třeba postupovat obezřetně, a pokud nelze zdroj určit za jednoznačně legální, je nutné postupovat v duchu zásad minimalizace údajů. (Viz kapitolu 4. Certifikované metodiky k osobním údajům. K problematice legálnosti zveřejnění viz dále poznámku pod čarou č. 4 na s. 8 uvedené metodiky.)
10. Co když jsou legální veřejně dostupné zdroje dostupné jen dočasně?
V takových případech je třeba též postupovat obezřetně. Například v případě webových stránek se doporučuje uvést citaci podle citační normy (ČSN ISO 690:2022) zahrnující dataci a hypertextový odkaz, tak aby bylo zřejmé, že informace byly čerpány z legálního zdroje.
Příklad: Na oficiálních webových stránkách České lékařské komory jsou zveřejněny osobní údaje jejího prezidenta. Takový zdroj je možné považovat s řádnou citací za legální a použitelný i poté, co informace přestanou být dostupné.
11. Lze v IS CAM (a potažmo při publikování archivních pomůcek) zveřejňovat i jiné osobní údaje autorů archivních pomůcek, než je jméno, příjmení a titul/y zpracovatele/schvalovatele?*
Jestliže nelze použít legální veřejně dostupný zdroj, řešením je použití datace „působnosti od“ (interval začíná rokem vzniku první známé archivní pomůcky zpracovatele/schvalovatele či rokem nástupu do archivu; „působnost do“ se u žijících zpracovatelů/schvalovatelů nepoužívá, neboť se váže na událost Úmrtí).
\* Například dataci působnosti, když se chci vyhnout dataci narození, protože IS CAM záznam bez jakékoli datace nevaliduje.
Systémová řešení
Stanovení legálních zdrojů, množin údajů a procesů zpracování a zveřejňování.
Příklady možných opatření:
1. Znepřístupnění může být při archivním popisu provedeno skrytím prvku obsah/regest, např. přenesením osobního / citlivého osobního údaje do služební poznámky, kde budou čekat na vytvoření přístupového bodu, nebo znepřístupněním celé jednotky popisu - viz též Certifikovanou metodiku k osobním údajům, s. 22, uvedenou výše.
2. Archiv se může rozhodnout, že archivní autoritní záznamy a přístupové body, které nemohou být zveřejněny, nebude vytvářet pro určité konkrétní období časového rozsahu archiválií.
3. Archiv si v rámci softwaru pro zpracování archiválií vytvoří pro archivní autoritní záznamy obsahující nezveřejnitelné osobní údaje technické omezení přístupnosti nebo zvláštní scope. Záznamy ve zvláštním scope sice bude spravovat, a pokud to zmíněný software umožní, bude je používat pro tvorbu přístupových bodů, ale do IS CAM ani do informačního systému pro prezentaci archiválií je nebude zasílat, resp. je zašle a zveřejní až po uplynutí příslušné lhůty, nebo na základě jiné okolnosti umožňující zveřejnění.